A contabilidade é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Quando o serviço contábil não atende mais às necessidades do seu negócio, seja por falta de especialização no seu segmento, comunicação deficiente ou erros recorrentes, é hora de considerar uma mudança. Trocar de contador pode parecer um processo burocrático e complexo, mas com planejamento adequado, a transição pode ocorrer de forma tranquila e segura.
Neste artigo, apresentamos um guia completo com o passo a passo para migrar sua contabilidade, garantindo que nenhum detalhe importante seja esquecido durante esse processo.
Quando é o momento certo para trocar de contador?
Antes de iniciar o processo de migração, é importante ter clareza sobre os motivos que levam à necessidade de mudança. Alguns sinais que indicam que pode ser hora de trocar de contador incluem:
•Falta de comunicação: Seu contador demora a responder mensagens ou não está disponível quando você precisa de orientação.
•Erros recorrentes: Falhas frequentes em declarações, cálculos de impostos ou na folha de pagamento.
•Desatualização: Falta de conhecimento sobre mudanças na legislação ou novas oportunidades fiscais.
•Ausência de consultoria: O serviço se limita a cumprir obrigações fiscais, sem oferecer orientação estratégica.
•Crescimento da empresa: Seu negócio cresceu e precisa de um contador com experiência em empresas do seu porte atual.
•Falta de especialização: Seu contador não tem conhecimento específico do seu setor ou regime tributário.
•Custos elevados: Os honorários não são compatíveis com os serviços prestados.
Passo a Passo para Trocar de Contador
1. Verifique o contrato com seu contador atual
O primeiro passo é analisar cuidadosamente o contrato de prestação de serviços com seu contador atual. Verifique:
•Cláusulas de rescisão: Quais são as condições para encerrar o contrato?
•Prazo de aviso prévio: Quanto tempo antes você precisa comunicar a rescisão?
•Multas por rescisão antecipada: Existem penalidades financeiras?
•Responsabilidades na transição: O que o contador atual deve fornecer ao encerrar o contrato?
2. Escolha um novo contador ou empresa contábil
Antes de formalizar a rescisão com seu contador atual, é recomendável já ter definido quem será o novo responsável pela contabilidade da sua empresa. Na escolha do novo contador, considere:
•Especialização no seu segmento: O contador tem experiência com empresas do seu setor?
•Conhecimento do seu regime tributário: Está familiarizado com as particularidades do Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real?
•Referências e reputação: Busque indicações de outros empresários ou avaliações online.
•Estrutura e tecnologia: A empresa contábil utiliza sistemas modernos e oferece acesso digital às informações?
•Serviços oferecidos: Além das obrigações fiscais básicas, quais outros serviços são incluídos?
•Comunicação: Como funciona o atendimento e quais canais estão disponíveis?
•Honorários e transparência: Os valores são claros e compatíveis com o mercado?
3. Comunique formalmente seu contador atual
Após definir o novo contador e analisar o contrato atual, é hora de comunicar formalmente sua decisão de encerrar a prestação de serviços. Esta comunicação deve:
•Ser feita por escrito (e-mail ou carta)
•Respeitar o prazo de aviso prévio estabelecido em contrato
•Ser cordial e profissional, independentemente dos motivos da mudança
•Solicitar claramente a transferência de documentos e informações para o novo contador
•Definir uma data específica para o encerramento dos serviços
4. Solicite e organize todos os documentos necessários
Para uma transição eficiente, é fundamental reunir toda a documentação contábil, fiscal e trabalhista da sua empresa. Solicite ao contador atual:
Documentos Societários:
•Contrato social e alterações
•CNPJ e inscrições estadual/municipal
•Alvarás e licenças
•Certificado digital (informações sobre validade)
Documentos Contábeis:
•Balanços patrimoniais dos últimos 5 anos
•Balancetes mensais
•Demonstrações de resultado (DRE)
•Livros contábeis (Diário, Razão)
•Plano de contas
Documentos Fiscais:
•Declarações entregues (DCTF, DEFIS, SPED, ECD, ECF, etc.)
•Apurações de impostos dos últimos 5 anos
•Certidões negativas de débitos
•Parcelamentos ativos
•Livros fiscais
Documentos Trabalhistas:
•Folhas de pagamento
•Guias de FGTS e INSS
•RAIS, CAGED, DIRF
•Documentos de funcionários ativos
•Termos de rescisão de ex-funcionários
Outros Documentos:
•Senhas de acesso a portais governamentais
•Procurações eletrônicas
•Contratos de financiamento ativos
•Documentos de bens e imóveis da empresa
5. Realize uma reunião de transição
Organize uma reunião entre o contador atual, o novo contador e você. Esta reunião é fundamental para:
•Esclarecer dúvidas sobre a documentação
•Discutir particularidades da empresa
•Identificar pendências ou questões em andamento
•Alinhar o cronograma de transição
•Definir responsabilidades durante o período de transição
Se não for possível reunir todos, certifique-se de que o novo contador receba todas as informações necessárias para dar continuidade ao trabalho sem interrupções.
6. Verifique pendências e regularize a situação
Antes de concluir a transição, é importante verificar se existem pendências com o contador atual:
•Honorários em aberto
•Declarações pendentes de entrega
•Documentos não entregues
•Processos em andamento
•Obrigações fiscais próximas do vencimento
Regularize todas as pendências para evitar problemas futuros e garantir uma transição limpa.
7. Transfira as responsabilidades legais
O novo contador precisará ser formalmente designado como responsável técnico pela contabilidade da sua empresa. Isso envolve:
•Atualização do responsável técnico junto ao Conselho Regional de Contabilidade
•Transferência de procurações eletrônicas (Receita Federal, eSocial, etc.)
•Atualização de cadastros em órgãos públicos
•Comunicação a bancos e parceiros comerciais, se necessário
8. Estabeleça novos processos e rotinas
Com o novo contador, é importante definir claramente:
•Cronograma de entregas e obrigações
•Canais e frequência de comunicação
•Responsabilidades de cada parte
•Formato de envio de documentos e informações
•Acesso a sistemas e plataformas
9. Acompanhe de perto os primeiros meses
Nos primeiros meses após a transição, acompanhe atentamente o trabalho do novo contador para garantir que:
•Todas as obrigações estão sendo cumpridas nos prazos
•A comunicação está fluindo adequadamente
•Os serviços contratados estão sendo prestados conforme acordado
•Não há pendências da transição a serem resolvidas
Checklist para Troca de Contador
Para facilitar o processo de migração, utilize este checklist:
Analisar o contrato com o contador atual
Selecionar o novo contador ou empresa contábil
Comunicar formalmente a rescisão ao contador atual
Solicitar e organizar todos os documentos necessários
Verificar pendências e regularizar a situação
Realizar reunião de transição entre as partes
Transferir responsabilidades legais para o novo contador
Estabelecer novos processos e rotinas
Acompanhar os primeiros meses após a transição
Documentos Essenciais para a Migração
Documentos Societários
Contrato social e todas as alterações
Cartão CNPJ
Inscrição estadual/municipal
Alvarás e licenças de funcionamento
Certificado digital (informações sobre validade)
Documentos Contábeis
Balanços patrimoniais (últimos 5 anos)
Balancetes mensais
Demonstrações de resultado (DRE)
Livros contábeis (Diário, Razão)
Plano de contas
Documentos Fiscais
Declarações entregues (DCTF, DEFIS, SPED, etc.)
Apurações de impostos (últimos 5 anos)
Certidões negativas de débitos
Parcelamentos ativos
Livros fiscais
Documentos Trabalhistas
Folhas de pagamento
Guias de FGTS e INSS
RAIS, CAGED, DIRF
Documentos de funcionários ativos
Termos de rescisão de ex-funcionários
Outros Documentos
Senhas de acesso a portais governamentais
Procurações eletrônicas
Contratos de financiamento ativos
Documentos de bens e imóveis da empresa
Aspectos Legais a Considerar
Responsabilidade Técnica
A contabilidade de uma empresa deve sempre estar sob responsabilidade de um profissional habilitado. Durante a transição, é fundamental garantir que não haja período sem um contador responsável, o que poderia gerar problemas legais.
Prazos de Entrega de Obrigações
Verifique o calendário fiscal durante o período de transição. Certifique-se de que está claro quem será responsável por cada obrigação com vencimento próximo à data da mudança.
Transferência de Procurações
As procurações eletrônicas junto à Receita Federal e outros órgãos são pessoais do contador. É necessário revogar as procurações antigas e emitir novas para o novo profissional.
Confidencialidade
Mesmo após o encerramento do contrato, o contador anterior tem obrigação ética de manter confidencialidade sobre as informações da sua empresa.
Quando é o Melhor Momento para Trocar de Contador?
Embora seja possível trocar de contador a qualquer momento, alguns períodos são mais favoráveis:
•Início do ano fiscal: Janeiro é um bom momento, pois coincide com o início de um novo ciclo contábil.
•Após o fechamento trimestral: Final de março, junho, setembro ou dezembro, após a entrega das principais obrigações do período.
•Após a entrega da declaração do IRPJ: Para empresas do Lucro Real ou Presumido, após a entrega da ECF.
Evite realizar a troca em períodos críticos como:
•Véspera de entrega de declarações importantes
•Durante fiscalizações
•Em meio a processos de financiamento bancário
•Durante alterações societárias
Trocar de contador é uma decisão importante que, quando bem executada, pode trazer grandes benefícios para sua empresa. Um novo parceiro contábil alinhado às suas necessidades pode não apenas garantir o cumprimento das obrigações fiscais, mas também contribuir estrategicamente para o crescimento do seu negócio.
Seguindo este passo a passo e utilizando o checklist fornecido, você poderá realizar essa transição de forma organizada e segura, minimizando riscos e garantindo a continuidade das operações da sua empresa.
Lembre-se: a contabilidade vai muito além do cumprimento de obrigações fiscais. Um bom contador é um parceiro estratégico que pode ajudar sua empresa a crescer, identificar oportunidades de economia fiscal e evitar problemas com o fisco.
Está considerando trocar de contador? Nossa equipe especializada pode ajudar você nesse processo de transição, garantindo uma migração tranquila e segura. Entre em contato conosco para uma avaliação personalizada das necessidades da sua empresa.